Apa Itu Sistem Manajemen Pesanan ( OMS ) ?
Sistem manajemen pesanan, atau OMS, adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan pengecer mengelola inventaris dan pesanan dari satu platform . OMS dapat mengotomatisasi dan merampingkan banyak tugas yang terkait dengan manajemen pesanan, seperti memproses pesanan, mengelola tingkat inventaris, dan menghasilkan laporan .
OMS dapat diintegrasikan dengan sistem bisnis lain, seperti platform e-commerce, perangkat lunak akuntansi, dan manajemen hubungan pelanggan ( CRM ) sistem . Ini memungkinkan bisnis untuk mengelola seluruh siklus hidup pesanan mereka dari satu platform .
Ada banyak manfaat menggunakan OMS, termasuk peningkatan efisiensi, akurasi, dan visibilitas ke dalam proses pemesanan . OMS juga dapat membantu bisnis untuk meningkatkan operasi mereka dan mengelola pertumbuhan .
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana OMS dapat menguntungkan bisnis Anda, baca terus untuk panduan komprehensif untuk Sistem Manajemen Pesanan .
Apa Manfaat Menggunakan OMS ?
Sistem Manajemen Pesanan, atau OMS, dapat menjadi aset besar bagi bisnis yang perlu melacak inventaris dan mengelola pesanan . Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan OMS :
- Manajemen inventaris yang lebih baik :
Dengan OMS di tempat, bisnis bisa mendapatkan pegangan yang lebih baik pada tingkat inventaris mereka . Ini dapat membantu mereka menghindari stok keluar dan kelebihan penggunaan, dan melacak dengan lebih baik apa yang mereka miliki .
- Pemrosesan pesanan yang lebih efisien :
OMS dapat membantu merampingkan alur kerja pemrosesan pesanan, membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk mendapatkan pesanan . Ini dapat membebaskan waktu untuk tugas-tugas lain, dan memastikan bahwa pelanggan menerima pesanan mereka lebih cepat .
- Peningkatan kepuasan pelanggan :
Dengan membuat proses pemesanan lebih efisien dan akurat, bisnis dapat meningkatkan kepuasan pelanggan . Hal ini dapat menyebabkan bisnis yang berulang dan ulasan positif / pemasaran dari mulut ke mulut .
Secara keseluruhan, Sistem Manajemen Pesanan dapat menjadi alat yang berharga bagi bisnis yang ingin meningkatkan operasi mereka . Jika Anda mempertimbangkan untuk mengimplementasikannya, pastikan untuk menimbang manfaat terhadap biaya untuk melihat apakah itu tepat untuk Anda .
Apa Jenis Sistem OMS ?
Sistem manajemen pesanan ( OSS ) adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan bisnis untuk mengelola pesanan dari berbagai sumber – termasuk perdagangan elektronik ( Platform ECommerce ), pusat panggilan, staf penjualan lapangan, dan pembelian di dalam toko .
Biasanya ada empat jenis sistem OMS :
- Sistem OMS yang dirancang untuk digunakan oleh bisnis yang menjual melalui berbagai saluran :
Jenis sistem ini mencakup fitur yang memungkinkan bisnis melacak tingkat inventaris di semua saluran dan lokasi penjualan mereka . Ini juga mencakup fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengarahkan pesanan ke pusat pemenuhan yang sesuai berdasarkan ketersediaan inventaris waktu-nyata .
- Sistem OMS yang dirancang khusus untuk bisnis yang menjual melalui satu saluran :
Jenis sistem ini mencakup fitur-fitur seperti pelacakan pesanan, manajemen pelanggan, dan deteksi penipuan . Ini biasanya platform ECommerce atau toko bata-dan-mortir
- Sistem OMS di tempat :
Sistem OMS di tempat diinstal dan dijalankan pada server perusahaan sendiri . Jenis sistem ini menawarkan kustomisasi dan kontrol paling banyak tetapi juga membutuhkan investasi dimuka yang lebih besar dan lebih banyak sumber daya TI internal untuk dipelihara .
- Sistem OMS berbasis cloud :
Sistem OMS berbasis cloud di-host oleh vendor perangkat lunak . Jenis sistem ini seringkali lebih murah untuk diterapkan dan lebih mudah dirawat, tetapi menawarkan lebih sedikit penyesuaian dan fleksibilitas daripada sistem di tempat .
Bergantung pada kebutuhan spesifik bisnis, satu jenis sistem OMS mungkin lebih cocok daripada yang lain . Namun, ada juga beberapa sistem OMS hybrid di pasaran yang mencakup fitur dari berbagai jenis sistem .
Apa Langkah-Langkah dalam Menyiapkan Sistem OMS ?
Ada banyak langkah yang terlibat dalam pengaturan sistem OMS . Berikut adalah beberapa yang paling penting :
- Tentukan persyaratan bisnis Anda :
Apa yang perlu OMS Anda lakukan untuk Anda ? Proses apa yang perlu didukungnya ? Data apa yang perlu ditangkap dan dilacak ?
- Pilih perangkat lunak yang tepat :
Ada banyak paket perangkat lunak OMS yang tersedia di pasaran . Lakukan riset dan pilih salah satu yang paling memenuhi kebutuhan Anda .
- Siapkan infrastruktur perangkat keras Anda :
OMS Anda akan membutuhkan server ( atau beberapa server ) untuk menjalankan, serta perangkat keras lain yang diperlukan ( seperti pemindai barcode ) .
- Instal dan konfigurasikan perangkat lunak :
Setelah Anda memiliki segalanya, Anda harus menginstal dan mengkonfigurasi paket perangkat lunak yang sebenarnya . Ini bisa menjadi proses yang kompleks, jadi pastikan untuk mengikuti semua instruksi dengan hati-hati .
- Latih staf Anda :
Karyawan Anda perlu dilatih dengan benar tentang cara menggunakan sistem baru . Pastikan untuk memberi mereka waktu yang cukup untuk mempelajari semua fitur dan kemampuannya sebelum ditayangkan .
- Uji sistem :
Penting untuk menguji sistem baru Anda secara menyeluruh sebelum memasukkannya ke dalam produksi, untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik dan tidak ada yang diabaikan selama proses pengaturan .
- Jalani hidup !
Setelah Anda yakin dengan sistem OMS baru Anda, saatnya untuk mulai menggunakannya untuk operasi dunia nyata . Pastikan Anda memantau kinerjanya dengan cermat untuk memastikan semuanya berjalan lancar .
Menyiapkan sistem OMS bisa menjadi proses yang kompleks, tetapi langkah-langkah ini akan membantu Anda memulai awal yang baik . Pastikan Anda memiliki infrastruktur yang diperlukan dan staf yang terlatih sebelum ditayangkan dengan sistem OMS baru Anda .
Apa Tip Untuk Membuat Lingkungan OMS Ramah Pengguna ?
Berikut ini adalah tips untuk membuat lingkungan OMS ramah pengguna :
- Pastikan untuk memiliki struktur navigasi yang jelas dan ringkas . Pengguna harus dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka cari dan memahami di mana mereka berada dalam sistem .
- Manfaatkan fungsi penyaringan dan pencarian untuk membantu pengguna mempersempit pilihan mereka dan menemukan apa yang mereka cari dengan cepat .
- Gunakan terminologi yang konsisten di seluruh sistem untuk menghindari kebingungan .
- Jaga hal-hal sesederhana mungkin – pengguna harus dapat menyelesaikan tugas mereka dengan klik dan upaya minimal .
- Manfaatkan tutorial, tooltips, dan fitur bantuan lainnya untuk membantu pengguna dalam memahami cara menggunakan sistem .
- Izinkan opsi penyesuaian sehingga pengguna dapat menyesuaikan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka .
- Uji secara berkala sistem dengan pengguna aktual untuk mendapatkan umpan balik tentang bagaimana hal itu dapat ditingkatkan .
- Berikan umpan balik tentang tindakan pengguna dan tunjukkan indikator kemajuan untuk membantu pengguna melacak kemajuan mereka .
- Perhatikan elemen antarmuka pengguna seperti font, warna, ikon, dan tata letak – ini membuat perbedaan besar dalam pengalaman pengguna .
- Pastikan untuk memperbarui dokumentasi sistem dan manual pengguna saat sistem berubah .
Dengan menggunakan tips ini, Anda dapat membuat lingkungan OMS Anda ramah pengguna dan membantu pengguna menjadi lebih akrab dengan fitur-fiturnya .
Bagaimana Mengintegrasikan Sistem Lain dengan OMS ?
Sistem manajemen pesanan ( OSS ) dapat memiliki banyak integrasi berbeda dengan sistem bisnis lainnya . Integrasi yang paling umum adalah dengan akuntansi / keuangan, manajemen hubungan pelanggan ( CRM ), manajemen gudang ( WMS ), dan sistem manajemen transportasi ( TMS ) .
Beberapa manfaat mengintegrasikan OMS dengan sistem bisnis lain termasuk :
- Menghilangkan entri data duplikat dan mengurangi kesalahan
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar departemen
- Memastikan bahwa pesanan dipenuhi secara tepat waktu dan efisien
- Mengizinkan visibilitas real-time ke dalam status pesanan
Kunci untuk integrasi OMS yang sukses adalah memilih platform yang fleksibel dan dapat diskalakan . Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambah atau menghapus integrasi karena bisnis Anda perlu diubah .
Proses mengintegrasikan sistem lain dengan OMS bisa rumit dan memakan waktu . Penting untuk menilai kebutuhan bisnis Anda dan memilih mitra integrasi dengan pengalaman dan keahlian yang sesuai . Mereka harus dapat membantu Anda memetakan rencana untuk sukses dan memandu Anda melalui proses implementasi .
Apa 10 Masalah Paling Umum yang Dihadapi Saat Mempertahankan Perangkat Lunak OMS ?
Seperti halnya perangkat lunak apa pun, pasti ada beberapa masalah yang muncul saat Anda menggunakan OMS . Berikut adalah 10 masalah paling umum yang dihadapi orang :
- Kurangnya pelatihan yang tepat :
Salah satu masalah terbesar yang dimiliki orang adalah tidak tahu cara menggunakan perangkat lunak dengan benar . Tanpa pelatihan yang tepat, sulit untuk mendapatkan hasil maksimal dari OMS Anda .
- Kurangnya dokumentasi :
Masalah umum lainnya adalah tidak ada dokumentasi yang cukup tentang cara menggunakan perangkat lunak . Ini bisa membuat sulit untuk mencari tahu ketika Anda terjebak .
- Perangkat lunak yang ketinggalan zaman :
Jika Anda menggunakan OMS versi lama, Anda mungkin mengalami beberapa masalah kompatibilitas . Ini dapat menyulitkan untuk menggunakan fitur baru atau terhubung dengan sistem lain .
- Sistem tidak fleksibel :
Sering kali, orang menemukan bahwa OMS mereka terlalu tidak fleksibel untuk kebutuhan mereka . Mungkin tidak dapat menangani jenis pesanan tertentu atau mungkin tidak memiliki integrasi yang tepat .
- Dukungan pelanggan yang buruk :
Jika Anda mengalami masalah dengan OMS Anda, itu bisa membuat frustrasi jika tidak ada dukungan pelanggan yang baik untuk membantu Anda . Pastikan Anda tahu siapa yang harus dihubungi jika Anda membutuhkan bantuan .
- Sistem crash :
Tidak ada yang ingin sistem mereka macet, tetapi itu bisa terjadi dari waktu ke waktu . Bersiaplah untuk ini dengan memiliki rencana untuk memulihkan data yang hilang dan menjalankan semuanya lagi .
- Masalah keamanan :
Perangkat lunak OMS menangani banyak data sensitif, jadi penting untuk mengetahui kerentanan keamanan dan memiliki langkah-langkah untuk melindungi sistem Anda .
- Integritas data :
Sangat penting untuk memastikan semua data dalam sistem Anda akurat dan terbaru . Tidak melakukan ini dapat menyebabkan masalah dengan pesanan pelanggan dan proses lainnya .
- Kurangnya skalabilitas :
Jika Anda ingin memperluas operasi Anda, Anda mungkin menemukan bahwa OMS Anda tidak dapat memenuhi permintaan atau menangani peningkatan volume pesanan .
- Sistem yang tidak kompatibel :
Memastikan semua bagian OMS Anda kompatibel adalah kunci untuk memastikan kinerja yang lancar dan menghindari kesalahan atau kehilangan data .
Kesimpulan
Kami harap Anda sekarang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa itu Sistem Manajemen Pesanan ( OMS ) dan cara kerjanya . OMS menjadi semakin canggih, dengan lebih banyak fitur yang diperkenalkan setiap saat untuk membuat manajemen pesanan lebih mudah .
Memanfaatkan OMS dapat membantu merampingkan dan menyederhanakan proses bisnis Anda, menghasilkan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan efisiensi . Dengan demikian, menerapkan satu bisa menjadi langkah yang tepat untuk perusahaan Anda jika Anda ingin maju dari kompetisi .
