Cos’è la Gestione della Conoscenza ?
Per comprendere il concetto di Knowledge Management, è importante prima capire cos’è la conoscenza. La conoscenza è definita come una vera credenza giustificata (JTB). Una credenza è qualcosa che qualcuno ritiene essere vero. Una credenza giustificata è una credenza che ha buone ragioni o prove che la supportano. E infine, una vera credenza è una credenza che corrisponde alla realtà. Quindi, affinché qualcosa possa essere classificato come conoscenza, deve prima soddisfare i tre criteri di essere una vera credenza giustificata.
È importante notare che questa definizione di conoscenza esclude alcuni tipi di credenze che potremmo sostenere che non soddisfano tutti e tre i criteri. Ad esempio, qualcuno potrebbe credere che la terra sia piatta (questa sarebbe una convinzione) e potrebbe avere giustificazioni per il motivo per cui lo crede (forse l’ha vista da un aeroplano e sembrava piatta). Tuttavia, questa convinzione fallisce il terzo criterio – non corrisponde alla realtà – la terra è infatti rotonda. Quindi, secondo la definizione JTB di conoscenza, questa persona in realtà non sa che la terra è piatta, nonostante la sua giustificazione e la sua forte convinzione.
Ora che abbiamo una comprensione pratica di cosa sia la conoscenza, possiamo passare a discutere di cosa sia la gestione della conoscenza. Fondamentalmente, il Knowledge Management include qualsiasi processo o pratica utilizzata in un’organizzazione con l’obiettivo di creare, condividere, utilizzare o gestire la conoscenza. In genere, questi processi comportano l’acquisizione di conoscenze da tutta l’organizzazione e la loro messa a disposizione di coloro che ne hanno bisogno quando ne hanno bisogno
Quali sono i componenti della gestione della conoscenza?
Una comprensione fondamentale della gestione della conoscenza deve iniziare con un apprezzamento dei componenti della gestione della conoscenza. In questo contesto, ci sono quattro componenti chiave:
- Persone:
La gestione della conoscenza riguarda fondamentalmente le persone. Si tratta di consentire a individui e gruppi di lavorare in modo più efficace condividendo e sfruttando la conoscenza.
- Processi:
Per essere efficace, la gestione della conoscenza deve essere integrata nei processi organizzativi. Ciò include sia i processi “hard” delle operazioni organizzative sia i processi “soft” di apprendimento e innovazione.
- Tecnologia:
La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nel consentire la condivisione delle conoscenze e la collaborazione. Può anche aiutare ad automatizzare e semplificare molti dei processi coinvolti nella gestione della conoscenza.
- Cultura:
La cultura è forse il fattore più importante per una gestione della conoscenza di successo. Una cultura che valorizzi la condivisione e la collaborazione della conoscenza è essenziale per realizzare i vantaggi della gestione della conoscenza.
Queste quattro componenti – persone, processi, tecnologia e cultura – dovrebbero essere viste in modo olistico. Ognuno dovrebbe essere affrontato al fine di creare un sistema completo di gestione della conoscenza.
Quali sono i diversi tipi di gestione della conoscenza?
Esistono diversi tipi di gestione della conoscenza, ciascuno con i propri punti di forza e di debolezza. Ecco alcuni dei più popolari:
- Gestione della conoscenza basata sui social media:
Questo tipo di gestione della conoscenza si basa su piattaforme di social media come Twitter, LinkedIn e Facebook per raccogliere e diffondere informazioni. Il vantaggio di questo approccio è che è relativamente facile da configurare e utilizzare; lo svantaggio è che la qualità delle informazioni raccolte può essere piuttosto bassa.
- Gestione della conoscenza basata sulle competenze:
Questo tipo di gestione della conoscenza si basa su esperti all’interno di un’organizzazione per contribuire con le proprie conoscenze a un archivio centrale. Il vantaggio di questo approccio è che garantisce informazioni di alta qualità; lo svantaggio è che l’installazione e la manutenzione possono richiedere molto tempo e denaro.
- Gestione della conoscenza basata sui dati:
Questo tipo di gestione della conoscenza si basa su tecniche di data mining per identificare automaticamente modelli e tendenze nei dati. Il vantaggio di questo approccio è che è altamente automatizzato; lo svantaggio è che può essere difficile interpretare correttamente i risultati.
- Gestione collaborativa della conoscenza:
Questo tipo di gestione della conoscenza si basa su strumenti collaborativi come wiki e forum per consentire agli utenti di condividere e discutere informazioni. Il vantaggio di questo approccio è che incoraggia gli utenti a interagire tra loro; lo svantaggio è che può essere difficile controllare la qualità delle informazioni condivise.
- Gestione della conoscenza basata su documenti:
Questo tipo di gestione della conoscenza si basa sui sistemi di gestione dei documenti per archiviare e organizzare le informazioni. Il vantaggio di questo approccio è che consente un più facile recupero delle informazioni; lo svantaggio è che può essere difficile aggiornare i documenti con nuove informazioni.
Quali sono i vantaggi e le sfide della gestione della conoscenza?
Le organizzazioni investono risorse significative nella gestione della conoscenza (KM) a causa dei potenziali vantaggi. Questi vantaggi possono essere classificati in tre categorie: migliori prestazioni organizzative, migliori processi decisionali e migliori prestazioni individuali.
Tuttavia, il KM presenta anche delle sfide. Una sfida comune è che è difficile convincere i dipendenti a condividere le proprie conoscenze. I dipendenti possono essere riluttanti a condividere le proprie conoscenze per paura di essere sostituiti o di perdere il loro vantaggio competitivo. Inoltre, il KM richiede una grande quantità di risorse e coordinamento, che può essere difficile da sostenere nel tempo. Non vi è alcuna garanzia che l’implementazione del KM porti effettivamente ai risultati desiderati.
Infine, le organizzazioni devono considerare le implicazioni etiche del KM. Ad esempio, possono esserci implicazioni legali se vengono condivise conoscenze sensibili. Inoltre, promuovendo la condivisione delle conoscenze, alcuni dipendenti potrebbero trovarsi in una situazione di svantaggio in termini di accesso alle risorse o riconoscimento. Le organizzazioni devono garantire l’equità e la parità di accesso al fine di garantire che le pratiche di KM siano socialmente responsabili.
Quali sono le strategie per implementare la gestione della conoscenza?
Non esiste una soluzione valida per tutti per implementare la gestione della conoscenza, poiché l’approccio più efficace dipende dalle esigenze specifiche di un’organizzazione. Tuttavia, ci sono alcune strategie generali che possono essere utilizzate per implementare con successo la gestione della conoscenza all’interno di un’azienda:
- Definire gli obiettivi del sistema di gestione della conoscenza:
Cosa speri di ottenere implementando questo sistema? Senza obiettivi chiari, sarà difficile misurare il successo dell’iniziativa.
- Identificare quali metodi verranno utilizzati per raccogliere e archiviare le conoscenze:
Utilizzerai social media, forum, blog, wiki o qualche altra piattaforma? È importante scegliere un metodo che consenta ai dipendenti di contribuire e accedere facilmente alle informazioni.
- Creare un processo per classificare e categorizzare la conoscenza:
Ciò renderà più facile trovare e utilizzare le informazioni pertinenti quando necessario.
- Promuovere una cultura della condivisione all’interno dell’organizzazione:
I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel condividere le proprie conoscenze con gli altri al fine di migliorare la comprensione e le competenze collettive.
- Promuovere la collaborazione tra i dipartimenti per incoraggiare l’apprendimento interfunzionale:
Condividendo le best practice e le lezioni apprese tra i reparti, le organizzazioni possono utilizzare in modo più efficace la loro conoscenza collettiva.
- Fornire formazione e supporto al personale per aiutarlo a capire come funziona il sistema:
Senza un’istruzione adeguata, i dipendenti potrebbero non utilizzare il sistema in modo appropriato o non realizzare tutti i suoi vantaggi.
- Monitorare e valutare regolarmente il sistema di gestione della conoscenza per garantire che soddisfi gli obiettivi organizzativi:
Dovresti cercare modi per migliorare eventuali punti deboli nei processi e/o nelle tecnologie utilizzate.
Conclusione
Per concludere, la gestione della conoscenza è un concetto importante che rimane un mistero per molti. Tuttavia, può essere incredibilmente utile e può contribuire in modo significativo al successo di un’organizzazione se utilizzato correttamente sfruttando la potenza della nuova tecnologia e della collaborazione di gruppo. Con tecniche di gestione della conoscenza come wiki, blog o forum di discussione, sei sicuro di avere una migliore condivisione delle informazioni all’interno della tua organizzazione e, in definitiva, per le sue prospettive di crescita.
