ओएमएस – ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम परिभाषा – लाभ, ओएमएस सिस्टम के प्रकार, कार्यान्वयन, टिप्स, सामान्य रखरखाव समस्याएं

ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम ( OMS ) क्या है ?

एक ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम, या ओएमएस, एक सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन है जो खुदरा विक्रेताओं को एक ही प्लेटफॉर्म से इन्वेंट्री और ऑर्डर को प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है . एक ओएमएस ऑर्डर प्रबंधन से जुड़े कई कार्यों को स्वचालित और सुव्यवस्थित कर सकता है, जैसे प्रसंस्करण आदेश, इन्वेंट्री स्तर का प्रबंधन, और रिपोर्ट उत्पन्न करना .

एक OMS को अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एकीकृत किया जा सकता है, जैसे कि एक ईकॉमर्स प्लेटफॉर्म, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और एक ग्राहक संबंध प्रबंधन ( CRM ) सिस्टम . यह व्यवसायों को एक ही मंच से अपने पूरे ऑर्डर जीवनचक्र का प्रबंधन करने की अनुमति देता है .

आदेश प्रक्रिया में वृद्धि दक्षता, सटीकता और दृश्यता सहित ओएमएस का उपयोग करने के कई लाभ हैं . एक ओएमएस व्यवसायों को अपने संचालन को बढ़ाने और विकास का प्रबंधन करने में भी मदद कर सकता है .

ओएमएस आपके व्यवसाय को कैसे लाभ पहुंचा सकता है, इसके बारे में अधिक जानने के लिए, ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम के लिए एक व्यापक गाइड के लिए पढ़ें .

OMS का उपयोग करने के क्या लाभ हैं ?

ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम या ओएमएस, उन व्यवसायों के लिए एक बड़ी संपत्ति हो सकती है जिन्हें इन्वेंट्री पर नज़र रखने और ऑर्डर प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है . OMS का उपयोग करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं :

• बेहतर इन्वेंट्री प्रबंधन :

जगह में एक OMS के साथ, व्यवसायों को अपने इन्वेंट्री स्तरों पर एक बेहतर संभाल मिल सकती है . यह उन्हें स्टॉक आउट और ओवरएज से बचने में मदद कर सकता है, और उनके पास जो कुछ भी है उसका बेहतर ट्रैक रख सकता है .

• अधिक कुशल आदेश प्रसंस्करण :

एक ओएमएस ऑर्डर प्रोसेसिंग वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, जिससे दरवाजे से ऑर्डर प्राप्त करना तेज़ और आसान हो जाता है . यह अन्य कार्यों के लिए समय खाली कर सकता है, और यह सुनिश्चित कर सकता है कि ग्राहक अपने ऑर्डर अधिक तेज़ी से प्राप्त करें .

• बेहतर ग्राहक संतुष्टि :

आदेश देने की प्रक्रिया को अधिक कुशल और सटीक बनाकर, व्यवसाय ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं . इससे बार-बार व्यापार और सकारात्मक समीक्षा / वर्ड-ऑफ-माउथ मार्केटिंग हो सकती है .

कुल मिलाकर, एक ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम उन व्यवसायों के लिए एक मूल्यवान उपकरण हो सकता है जो अपने संचालन में सुधार करना चाहते हैं . यदि आप एक को लागू करने पर विचार कर रहे हैं, तो यह देखने के लिए कि क्या यह आपके लिए सही है, लागत के विरुद्ध लाभों को तौलना सुनिश्चित करें .

OMS सिस्टम के प्रकार क्या हैं ?

एक ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम ( OMS ) एक सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन है जो व्यवसायों को विभिन्न स्रोतों से ऑर्डर प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है – इलेक्ट्रॉनिक कॉमर्स सहित ( ECommerce ) प्लेटफॉर्म, कॉल सेंटर, फील्ड सेल्स स्टाफ, और इन-स्टोर खरीदारी .

आम तौर पर चार प्रकार के ओएमएस सिस्टम होते हैं :

• ओएमएस सिस्टम जो कई चैनलों के माध्यम से बेचने वाले व्यवसायों द्वारा उपयोग के लिए डिज़ाइन किए गए हैं :

इस प्रकार की प्रणाली में ऐसी विशेषताएं शामिल हैं जो व्यवसायों को अपने सभी बिक्री चैनलों और स्थानों पर इन्वेंट्री स्तरों को ट्रैक करने की अनुमति देती हैं . इसमें ऐसी विशेषताएं भी शामिल हैं जो व्यवसायों को वास्तविक समय सूची उपलब्धता के आधार पर उचित पूर्ति केंद्र के लिए ऑर्डर देने में सक्षम बनाती हैं .

• ओएमएस सिस्टम जो विशेष रूप से उन व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जो एकल चैनल के माध्यम से बेचते हैं :

इस प्रकार की प्रणाली में ऑर्डर ट्रैकिंग, ग्राहक प्रबंधन और धोखाधड़ी का पता लगाने जैसी विशेषताएं शामिल हैं . यह आम तौर पर या तो एक ECommerce मंच या ईंट-और-मोर्टार स्टोर है

• ऑन-प्रिमाइसेस ओएमएस सिस्टम :

ऑन-प्रिमाइसेस OMS सिस्टम किसी कंपनी के स्वयं के सर्वर पर स्थापित और चलाया जाता है . इस प्रकार की प्रणाली सबसे अधिक अनुकूलन और नियंत्रण प्रदान करती है, लेकिन इसे बनाए रखने के लिए एक बड़े अपफ्रंट निवेश और अधिक इन-हाउस आईटी संसाधनों की आवश्यकता होती है .

• क्लाउड-आधारित ओएमएस सिस्टम :

क्लाउड-आधारित ओएमएस सिस्टम को सॉफ्टवेयर विक्रेता द्वारा होस्ट किया जाता है . इस प्रकार की प्रणाली को लागू करने के लिए अक्सर कम महंगा होता है और इसे बनाए रखना आसान होता है, लेकिन ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम की तुलना में कम अनुकूलन और लचीलापन प्रदान करता है .

किसी व्यवसाय की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर, एक प्रकार का ओएमएस सिस्टम दूसरे की तुलना में बेहतर फिट हो सकता है . हालांकि, बाजार पर कुछ हाइब्रिड ओएमएस सिस्टम भी हैं जिनमें कई प्रकार के सिस्टम से विशेषताएं शामिल हैं .

OMS सिस्टम सेट करने में क्या चरण हैं ?

OMS सिस्टम स्थापित करने में कई चरण शामिल हैं . यहाँ कुछ सबसे महत्वपूर्ण हैं :

• अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें :

आपको अपने OMS को आपके लिए क्या करने की आवश्यकता है ? किन प्रक्रियाओं को समर्थन देने की आवश्यकता है ? इसे पकड़ने और ट्रैक करने के लिए किस डेटा की आवश्यकता है ?

• सही सॉफ्टवेयर चुनें :

बाजार पर कई अलग-अलग ओएमएस सॉफ्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं . अपना शोध करें और वह चुनें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है .

• अपना हार्डवेयर इन्फ्रास्ट्रक्चर सेट करें :

आपके OMS को एक सर्वर ( या कई सर्वर ) की आवश्यकता होगी, जिस पर चलना है, साथ ही किसी अन्य आवश्यक हार्डवेयर ( जैसे बारकोड स्कैनर ) .

• सॉफ़्टवेयर स्थापित और कॉन्फ़िगर करें :

एक बार जब आपके पास सब कुछ हो जाता है, तो आपको वास्तविक सॉफ़्टवेयर पैकेज को स्थापित और कॉन्फ़िगर करना होगा . यह एक जटिल प्रक्रिया हो सकती है, इसलिए सभी निर्देशों का सावधानीपूर्वक पालन करना सुनिश्चित करें .

• अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें :

आपके कर्मचारियों को नई प्रणाली का उपयोग करने के तरीके के बारे में ठीक से प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होगी . इसके साथ रहने से पहले इसकी सभी विशेषताओं और क्षमताओं को सीखने के लिए उन्हें पर्याप्त समय देना सुनिश्चित करें .

• सिस्टम का परीक्षण करें :

उत्पादन में डालने से पहले अपनी नई प्रणाली का पूरी तरह से परीक्षण करना महत्वपूर्ण है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ ठीक से काम कर रहा है और सेटअप प्रक्रिया के दौरान कुछ भी अनदेखा नहीं किया गया था .

• लाइव जाओ !

एक बार जब आप अपने नए ओएमएस सिस्टम में आश्वस्त हो जाते हैं, तो वास्तविक दुनिया के संचालन के लिए इसका उपयोग शुरू करने का समय है . सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रदर्शन की बारीकी से निगरानी करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है .

ओएमएस प्रणाली स्थापित करना एक जटिल प्रक्रिया हो सकती है, लेकिन ये चरण आपको एक अच्छी शुरुआत के लिए तैयार करने में मदद करेंगे . सुनिश्चित करें कि आपके पास अपने नए ओएमएस सिस्टम के साथ रहने से पहले आवश्यक बुनियादी ढांचा और अच्छी तरह से प्रशिक्षित कर्मचारी तैयार हैं .

OMS पर्यावरण उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए क्या सुझाव हैं ?

OMS वातावरण उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए निम्नलिखित सुझाव दिए गए हैं :

• एक स्पष्ट और संक्षिप्त नेविगेशन संरचना होना सुनिश्चित करें . उपयोगकर्ताओं को आसानी से यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि वे क्या देख रहे हैं और समझते हैं कि वे सिस्टम में कहां हैं .
• उपयोगकर्ताओं को उनके विकल्पों को कम करने में मदद करने के लिए फ़िल्टरिंग और खोज कार्यक्षमता का उपयोग करें और खोजें कि वे जल्दी से क्या देख रहे हैं .
• भ्रम से बचने के लिए पूरे सिस्टम में लगातार शब्दावली का उपयोग करें .
• चीजों को यथासंभव सरल रखें – उपयोगकर्ताओं को न्यूनतम क्लिक और प्रयास के साथ अपने कार्यों को पूरा करने में सक्षम होना चाहिए .
• सिस्टम का उपयोग करने के तरीके को समझने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए ट्यूटोरियल, टूलटिप्स और अन्य सहायता सुविधाओं का उपयोग करें .
• अनुकूलन विकल्पों के लिए अनुमति दें ताकि उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम को दर्जी कर सकें .
• समय-समय पर वास्तविक उपयोगकर्ताओं के साथ सिस्टम का परीक्षण करें कि इसे कैसे बेहतर बनाया जा सकता है .
• उपयोगकर्ताओं को उनकी प्रगति को ट्रैक करने में मदद करने के लिए उपयोगकर्ता कार्यों पर प्रतिक्रिया दें और प्रगति संकेतक दिखाएं .
• फोंट, रंग, आइकन और लेआउट जैसे उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस तत्वों पर ध्यान दें – ये उपयोगकर्ता अनुभव में बहुत बड़ा अंतर बनाते हैं .
• सिस्टम परिवर्तन के रूप में सिस्टम प्रलेखन और उपयोगकर्ता मैनुअल को अपडेट करना सुनिश्चित करें .

इन युक्तियों का उपयोग करके, आप अपने ओएमएस पर्यावरण को उपयोगकर्ता के अनुकूल बना सकते हैं और उपयोगकर्ताओं को इसकी विशेषताओं से अधिक परिचित होने में मदद कर सकते हैं .

ओएमएस के साथ अन्य प्रणालियों को कैसे एकीकृत किया जाए ?

एक ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम ( OMS ) में अन्य बिजनेस सिस्टम के साथ कई अलग-अलग एकीकरण हो सकते हैं . सबसे आम एकीकरण लेखांकन / वित्त, ग्राहक संबंध प्रबंधन ( CRM ), गोदाम प्रबंधन ( WMS ), और परिवहन प्रबंधन ( TMS ) सिस्टम के साथ हैं .

अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एक ओएमएस को एकीकृत करने के कुछ लाभों में शामिल हैं :

• डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टि को समाप्त करना और त्रुटियों को कम करना
• विभागों के बीच संचार और समन्वय में सुधार
• यह सुनिश्चित करना कि आदेश समय पर और कुशल तरीके से पूरे हों
• आदेशों की स्थिति में वास्तविक समय दृश्यता के लिए अनुमति देना

एक सफल ओएमएस एकीकरण की कुंजी एक ऐसे मंच का चयन करना है जो लचीला और स्केलेबल हो . यह आपको आसानी से एकीकरण को जोड़ने या हटाने की अनुमति देगा क्योंकि आपके व्यवसाय को बदलने की आवश्यकता है .

ओएमएस के साथ अन्य प्रणालियों को एकीकृत करने की प्रक्रिया जटिल और समय लेने वाली हो सकती है . अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं का आकलन करना और उचित अनुभव और विशेषज्ञता के साथ एकीकरण भागीदार का चयन करना महत्वपूर्ण है . वे आपको सफलता के लिए एक योजना तैयार करने और कार्यान्वयन प्रक्रिया के माध्यम से चलने में मदद करने में सक्षम होना चाहिए .

ओएमएस सॉफ्टवेयर को बनाए रखते समय 10 सबसे आम समस्याओं का सामना क्या होता है ?

किसी भी सॉफ़्टवेयर के साथ, कुछ मुद्दे होने के लिए बाध्य हैं जो तब आते हैं जब आप एक ओएमएस का उपयोग कर रहे होते हैं . यहां 10 सबसे आम समस्याएं हैं जिन्हें लोग चलाते हैं :

• उचित प्रशिक्षण का अभाव :

लोगों की सबसे बड़ी समस्याओं में से एक यह नहीं है कि सॉफ्टवेयर का सही उपयोग कैसे किया जाए . उचित प्रशिक्षण के बिना, अपने ओएमएस से सबसे अधिक प्राप्त करना कठिन है .

• प्रलेखन की कमी :

एक और आम समस्या यह है कि सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के तरीके पर पर्याप्त दस्तावेज नहीं हैं . जब आप फंस जाते हैं तो इससे चीजों का पता लगाना मुश्किल हो सकता है .

• आउटडेटेड सॉफ्टवेयर :

यदि आप OMS के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कुछ संगतता समस्याओं में भाग सकते हैं . इससे नई सुविधाओं का उपयोग करना या अन्य प्रणालियों के साथ जुड़ना मुश्किल हो सकता है .

• अनम्य प्रणाली :

बहुत बार, लोग पाते हैं कि उनका ओएमएस उनकी जरूरतों के लिए बहुत अधिक अनम्य है . यह कुछ प्रकार के आदेशों को संभालने में सक्षम नहीं हो सकता है या जगह में सही एकीकरण नहीं हो सकता है .

• गरीब ग्राहक सहायता :

यदि आपको अपने OMS से परेशानी हो रही है, तो यह निराशाजनक हो सकता है यदि आपकी सहायता के लिए कोई अच्छा ग्राहक सहायता उपलब्ध नहीं है . सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि यदि आपको सहायता की आवश्यकता है तो किससे संपर्क करें .

• सिस्टम क्रैश :

कोई नहीं चाहता कि उनका सिस्टम क्रैश हो, लेकिन यह समय-समय पर हो सकता है . खोए हुए डेटा को पुनर्प्राप्त करने और फिर से सब कुछ प्राप्त करने के लिए एक योजना बनाकर इसके लिए तैयार रहें .

• सुरक्षा के मुद्दे :

ओएमएस सॉफ्टवेयर बहुत सारे संवेदनशील डेटा को संभालता है, इसलिए सुरक्षा कमजोरियों के बारे में पता होना महत्वपूर्ण है और आपके सिस्टम की सुरक्षा के लिए उपाय हैं .

• डेटा अखंडता :

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपके सिस्टम के सभी डेटा सटीक और अद्यतित हैं . ऐसा नहीं करने से ग्राहक के आदेश और अन्य प्रक्रियाओं में समस्याएं पैदा हो सकती हैं .

• मापनीयता की कमी :

यदि आप अपने संचालन का विस्तार करना चाहते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आपका OMS मांग को पूरा करने या आदेशों की बढ़ी हुई मात्रा को संभालने में सक्षम नहीं है .

• असंगत प्रणाली :

यह सुनिश्चित करना कि आपके ओएमएस के सभी टुकड़े संगत हैं, सुचारू प्रदर्शन सुनिश्चित करने और त्रुटियों या डेटा हानि से बचने के लिए महत्वपूर्ण है .

निष्कर्ष

हमें उम्मीद है कि अब आपको एक बेहतर समझ होगी कि ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम ( OMS ) क्या है और यह कैसे काम करता है . ओएमएस तेजी से परिष्कृत होते जा रहे हैं, ऑर्डर प्रबंधन को आसान बनाने के लिए हर समय अधिक सुविधाओं को पेश किया जा रहा है .

OMS का उपयोग करने से आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित और सरल बनाने में मदद मिल सकती है, जिसके परिणामस्वरूप बेहतर ग्राहक अनुभव और दक्षता में वृद्धि होती है . जैसे, यदि आप प्रतियोगिता से आगे निकलना चाहते हैं, तो आपकी कंपनी के लिए एक सही कदम हो सकता है .